Закон України «Про відпустки» поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи-підприємця, складання графіка встановлено для всіх роботодавців незалежно від чисельності працівників.

Графік відпусток бажано складати ще до початку року, адже працівники можуть забажати використати своє право на відпустки вже під час новорічних свят, однак не будуть порушенням й інші строки складання та порядок оформлення графіків відпусток, оскільки роботодавець вправі самостійно узгодити порядок складання графіка відпусток внутрішніми документами.
Форма графіка надання відпусток може бути довільна. У графіку достатньо зазначити місяць і заплановану кількість днів відпустки. А коли саме працівник піде у відпустку, визначається за два тижні до її початку наказом керівника.
Якщо працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником та роботодавцем).
Як правило, у такому разі заявник має написати заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку у зазначені у ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки. При цьому, роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, або відмовити йому.